Datenschutzhinweise für Mitarbeiterempfehlungen

Diese Informationen geben Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie sich bei der toom Baumarkt GmbH durch eine Mitarbeiterempfehlung bewerben. Wir informieren Sie darüber, welche Daten wir von Ihnen erheben und wie wir sie verwenden. Außerdem klären wir Sie über Ihre Rechte nach geltendem Datenschutzrecht auf und teilen Ihnen mit, an wen Sie sich bei Fragen wenden können. In Ergänzung hierzu wird auf die allgemeine Datenschutzerklärung von toom unter Datenschutz verwiesen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne ist die:

toom Baumarkt GmbH
Humboldtstraße 140-144
51149 Köln
Tel.: 0221- 46706710
E-Mail: service@toom.de

2. Datenschutzbeauftragter

Externer Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen ist:

datenschutz nord GmbH
Konsul-Smidt-Straße 88
28217 Bremen
E-Mail: rewe-group@datenschutz-nord.de

Zuständiger interner Ansprechpartner für Datenschutz des Verantwortlichen ist:

toom Baumarkt GmbH
Datenschutzkoordinator
Humboldtstraße 140-144
51149 Köln
E-Mail: datenschutz@toombm.de


3. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Die Mitarbeiterempfehlung dient zur Vermittlung offener Stellenangebote unseres Unternehmens. Mit der Empfehlung können Mitarbeiter der toom Baumarkt GmbH („Empfehler“) über einen Webseite Stellenausschreibungen des Unternehmens an Kandidaten aus ihrem Netzwerk, also Freunden oder Bekannten („Bewerber“) weiterleiten und erhalten für eine erfolgreiche Empfehlung eine Prämie.

Erhebungsdaten des Empfehlers:

Der Bewerber gibt im Rahmen seiner Bewerbung folgende Daten des Empfehlers an:

  • Nachname
  • Vorname

Zugriff auf Empfehler-Daten durch andere Nutzer

Die Recruiter erhalten ausschließlich zum Zweck von Rückfragen sowie für eine etwaige Prämienauszahlung und nur bei Bewerbung des Kandidaten Zugriff auf die oben genannten Daten über den Empfehler. Bei den Recruitern handelt es sich um Mitarbeiter des Arbeitgebers des Empfehlers. Personalverantwortliche, HR-Manager und Abteilungsleiter können sich als „Recruiter“ registrieren.

Nur wenn es tatsächlich zu einer Bewerbung infolge einer Empfehlung kommt, wird die Identität des Empfehlers dem für die jeweilige Stellenausschreibung verantwortlichen Recruiter erkennbar.

Sonstige Nutzer von d.vinci erhalten keinen Zugriff auf diese Daten.

Bewerbungsdaten des Bewerbers

Der Bewerber kann sich aufgrund der Empfehlung des Empfehlers über den Bewerberbogen auf die ausgeschriebene Stelle bewerben. Neben der E-Mail-Adresse werden dazu folgende Daten abgefragt:

  • Persönliche Daten
  • Kontaktdaten
  • Daten zur Ausbildung
  • Daten zum bisherigen beruflichen Werdegang
  • Anschreiben
  • Lebenslauf
  • Porträtfoto
  • Zeugnisse

Wir benötigen diese Daten, um das Bewerbungsverfahren durchführen zu können. Der Bewerber wird über den Stand seiner Bewerbung informiert.

Zugriff auf Bewerber-Daten durch andere Nutzer

Ihre Bewerbungsdaten, die Sie uns über unser Bewerbermanagementsystem (d. vinci) mitteilen, werden an die jeweils ausschreibende Stelle (toom Baumarkt und/oder ein zur toom Baumarkt GmbH gehörendes Unternehmen) übermittelt. Dazu erhalten die jeweiligen Personalverantwortlichen für den Bewerbungsprozess Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten.

Wenn Sie Ihre Bewerbungsdaten eingegeben haben und den Button "Absenden" betätigen, werden diese über eine verschlüsselte Verbindung an unser Bewerbermanagementsystem (d.vinci) übertragen und auf einem Server in Deutschland gespeichert.

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Daten der Bewerber werden ausschließlich zum Zweck des Bewerbungsprozesses verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG (Entscheidung über die Anbahnung/Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses).

Die Daten der Empfehler werden zum Zweck der Vermittlung der Stellenanzeigen und damit im berechtigten Interesse des Verantwortlichen verarbeitet, gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Ebenso dienen diese dazu, dem Empfehler die Prämie zuweisen zu können.

5. Empfänger der personenbezogenen Daten

Innerhalb von toom erhalten nur Personen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die diese zur Erledigung der Ihnen übertragenen Aufgaben benötigen (vgl. auch Punkt 4).

Außerhalb von toom können Dienstleister, die uns bei der Erfüllung unserer Aufgaben unterstützen, Zugang zu Ihren Daten erhalten. Dies sind Dienstleister der folgenden Kategorien:

  • HR-Dienstleister zur Unterstützung bei der Mitarbeiterempfehlung und Unterstützung bei der Bewerberauswahl (d.vinci HR Systems GmbH)


Im Bewerbungsverfahren wird mit folgenden Unterauftragsverarbeitern der d.vinci HR Systems GmbH zusammengearbeitet:

  • Rechenzentrum: pop-interactive GmbH, Wendenstraße 408, 20537 Hamburg
  • CV Parsing (Textextraktion von Lebensläufen): Textkernel BV, Nieuwendammerkade 28/a17, 1022 AB, Amsterdam, NL

Von uns eingesetzte Dienstleister müssen besondere Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Sie erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist

Ihre von uns erfassten Daten werden grundsätzlich nicht an weitere Dritte weitergegeben.

Bei dem Verdacht einer Straftat können wir Ihre Daten an Strafverfolgungsbehörden (bspw. Polizei, Staatsanwaltschaft) weitergeben.


Ihre Daten werden nicht in Länder außerhalb der Europäischen Union/ des Europäischen Wirtschaftsraum übermittelt.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich nur so lange, wie wir sie für den Bewerbungsprozess benötigen. Sofern Sie keine Einwilligung zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten (bspw. für den Talent-Pool) gegeben haben, werden Ihre Bewerbungsdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens auf eine ausgeschriebene Stelle für maximal sechs Monate gespeichert und anschließend gelöscht.

Bei ausdrücklicher Einwilligung Ihrerseits zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten (bspw. für den Talentpool), werden Ihre Daten für eine maximale Dauer von 24 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung; Profiling

Ihre personenbezogenen Daten werden weder für automatisierte Entscheidungsfindung noch für Profiling verwendet.

8. Welche Rechte haben Sie?

Soweit toom personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet, stehen Ihnen als Betroffener insbesondere nachfolgende Betroffenenrechte unter den datenschutzrechtlichen Voraussetzungen zu.

Auskunft

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

Berichtigung

Sollten Ihre Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie die Berichtigung Ihrer Daten verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Löschung

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Bitte beachten Sie, dass ein Anspruch auf Löschung von dem Vorliegen eines legitimen Grunds abhängt. Zudem dürfen keine Vorschriften bestehen, die uns zur Aufbewahrung Ihrer Daten verpflichten.

Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Bitte beachten Sie, dass ein Anspruch auf Einschränkung der Verarbeitung von dem Vorliegen eines legitimen Grunds abhängt.

Widerspruch

Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht

Sie sind berechtigt, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen, wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sind.

Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns mitgeteilt haben, in einem elektronischen Format zu erhalten.